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El arte de hacer menos: 8 formas de simplificar su lista de tareas pendientes

Nota: Este artículo sobre el arte de hacer menos es obra de la escritora colaboradora Tammy Strobel.

Recientemente, me sentí abrumado por mis listas cada vez mayores de tareas pendientes en el trabajo. Cuando empiezo a sentirme abrumado y se avecina el inicio del agotamiento, sé que es hora de simplificar mis listas de tareas pendientes y reducir el ritmo. ¿Quizás puedas identificarte? Hoy voy a compartir siete formas en las que simplifiqué mis listas de tareas pendientes para lograr una mayor eficiencia. Hacer menos significa cambiando hábitos , abrazando tiempo de tranquilidad y desacelerando . Si tienes tareas que te resultan abrumadoras, espero que estas ideas te ayuden. El arte de hacer menos: 7 formas de simplificar su lista de tareas pendientes

1. Mantenga breve su lista de tareas pendientes

Con más de 15 elementos en mi lista de tareas pendientes, se volvió demasiado larga, abrumadora y una fuente de estrés. Hacer menos parecía imposible. Para abordar esto, pasé de listas en papel a notas digitales en mi Aplicación de notas . Como trabajo con dos clientes, dividí mis listas en dos documentos separados. Más importante aún, me comprometí a elaborar listas diarias breves. No es posible completar 20 tareas al día para cada uno de mis clientes, pero puedo completar de 3 a 4 tareas al día.

2. Pruebe la Matriz de Eisenhower

Priorizar las tareas según su fecha límite me ayuda a concentrarme durante el día y es menos probable que lo haga. aplazar . Este método es similar a una herramienta llamada The Eisenhower Matrix. Equipo Asana Explicó que esta herramienta es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a organizar y priorizar las tareas por urgencia e importancia. Con la herramienta, dividirá sus tareas en cuatro cuadros según las tareas que realizará primero, las tareas que programará para más adelante, las tareas que delegará y las tareas que eliminará.

3. Divida las tareas en pequeños pasos

Normalmente, escribo tres propuestas de subvención al mes para mi cliente. Es útil dividir cada propuesta en pasos más pequeños, como finalizar la descripción de la organización en la narrativa o completar la sección de gastos en el presupuesto del proyecto. Al concentrarse en pequeñas tareas cada día, completar una propuesta de subvención (o cualquier proyecto) es menos abrumador. Cuando revises tus pequeños pasos, asegúrate de que sean lo suficientemente pequeños. Hazlos lo suficientemente pequeños para que puedas completarlos sin agotarte.

4. Hacer menos es más fácil con plazos realistas

Establecer plazos realistas es una manera de evitar el estrés y el agotamiento. De lo contrario, terminaré con demasiadas tareas que completar en un período de tiempo muy corto. Además, si una fecha límite tiene cierta flexibilidad, trato de aceptarla; especialmente cuando se colabora con un equipo.

5. Utilice una herramienta o aplicación digital

Me encantan las agendas y los diarios en papel. Sin embargo, el papel no siempre es propicio para realizar proyectos en equipo. Como mencioné anteriormente, comencé a utilizar listas de tareas digitales y aplicaciones como Asana. Las herramientas digitales tienen excelentes funciones como recordatorios, notificaciones y se sincronizan entre dispositivos. Además, las herramientas me ayudan a mantenerme organizado en casa y cuando viajo.

6. Revise y actualice las listas de tareas pendientes con regularidad

Antes de empezar a trabajar por la mañana, reviso mis listas de tareas pendientes. Esta rutina implica eliminar y agregar tareas a mis listas y ajustar mis prioridades según sea necesario. Las revisiones periódicas de mis listas de tareas pendientes me ayudan a mantenerme concentrado y es menos probable que no cumpla con una fecha límite. Además, es importante para mí reflexionar sobre lo que funciona bien y lo que no. Siempre estoy aprendiendo cosas nuevas, por lo que las reflexiones periódicas me permiten adaptar mi enfoque a proyectos personales y laborales.

7. Practica el bloqueo del tiempo

Bloquear mi tiempo durante el día me ayudó desacelerar y focus on specific tasks. Here’s how I implement time blocking: I begin por reviewing my to-do list, selecting a task, y dedicating a specific time period to work on it. For instance, when I’m writing an article, I usually allocate a 2-hour block for writing. Within this block, I write for 30 minutes, then I take a 5-minute movement break. I repeat this cycle until the 2-hour block is complete. This method keeps me alert y engaged in my work, y it’s been a great way to simplify my work life.

8. Pruebe con una lista de tareas pendientes semanal en lugar de una diaria

Courtney Carver sugiere crear una lista de tareas pendientes semanal en lugar de una diaria. Ella dice que sobreestimamos lo que podemos hacer en un día y tendemos a controlar mejor nuestro ritmo cuando pensamos en nuestras tareas pendientes a lo largo de una semana. También sugiere disfrutar de su tiempo cuando sus tareas pendientes estén completas en lugar de agregar más cosas a su lista cada semana. Es saludable descansar y relajarse.

Consejo adicional: mantenga una lista de tareas pendientes

A veces termino mi jornada laboral con la sensación de que no he hecho nada. Lógicamente sé que esto no es cierto. Puede que no tache todo de mi lista de tareas pendientes, pero eso no niega el progreso que he logrado durante el día. Para evitar este sentimiento, comencé a llevar una lista de cosas por hacer. Una lista de cosas por hacer o una lista de tareas pendientes inversa es una lista de cosas que logras. Es posible que descubra que funciona mejor escribir una lista de tareas pendientes al final del día, pero mi preferencia es comenzar a trabajar en una lista a primera hora de la mañana y continuar agregándola a lo largo del día. Puede comenzar con una hoja de papel en blanco o una nueva nota en su teléfono y hacer una entrada cada vez que complete una tarea o logre algo, por grande o pequeño que sea. dice el escritor Nandini Maharaj .

Mantener una lista de tareas pendientes mejora el estado de ánimo porque me ayuda a celebrar mis logros, como levantar pesas, lavar la ropa, hacer avanzar proyectos de trabajo y más.

Recursos para ayudarle a participar en el arte de hacer menos.

Como Cal Newport dicho , Lento es simplemente mejor. Creo que la gente también está preparada para ello. Intente incorporar uno o dos de los consejos que compartí anteriormente en su rutina. Le ayudará a reducir el ritmo, hacer menos, celebrar sus logros y simplificar sus listas de tareas pendientes.