La pequeña guía para el ordenamiento digital

Leer este artículo probablemente sea sólo una pequeña parte de tu vida digital. Además, puede realizar una o más de las siguientes acciones:

• trabajar
• almacenar archivos
• jugar juegos
• ver películas
• correo electrónico
• piar
• Facebook
• Alfiler
• asistir a seminarios web
• editar y almacenar fotos
• compartir fotos
• escribir
• plan
• leer blogs
• encontrar recetas
• Skype
• hacer llamadas

y la lista sigue y sigue.

La mayor parte de mis negocios los hago desde mi Macbook Pro, y cuando empezó a funcionar mal hace unas semanas, me puse nervioso. ¿Qué pasó? Regularmente hago copias de seguridad de todos mis archivos (no solo digo eso) y la computadora parecía estar en buenas condiciones.

Programé una cita en mi Apple Genius Bar local y me sorprendió gratamente (y un poco avergonzado) saber que los problemas de mi computadora fueron autoinfligidos. Aunque hago copias de seguridad de mis archivos con regularidad, no sabía que cuando movía los archivos descargados, quedaba una copia en la carpeta de descargas. Durante más de 3 años, he estado almacenando archivos sin darme cuenta y me estaba quedando sin espacio. También tenía cosas almacenadas en iTunes que no necesitaba conservar y que ocupaban un espacio valioso.

Nombres que terminan en ER

La cita en el Genius Bar fue gratuita, duró aproximadamente una hora y ahora mi computadora está como nueva.

Esta experiencia me recordó que

1. Hay tantas cosas que no sé.
2. No es necesario tener conocimientos técnicos para tener un negocio en línea próspero.
3. La limpieza digital periódica puede mejorar la productividad y el buen trabajo.

En lugar de ordenar digitalmente de vez en cuando o cuando tenga un problema con la computadora, implemente una rutina para evitar fallas en la computadora y crisis personales. Esta pequeña guía te ayudará.

5 tareas sencillas para realizar semanalmente

1. Haga una copia de seguridad de sus archivos con Dropbox.
Solía ​​ser una de esas personas que decía que hacía copias de seguridad de mis archivos con regularidad y no lo hacía. En lugar de eso, tiraba al azar un montón de cosas y las guardaba en un disco duro externo cuando pensaba en ello. Ahora, aunque hago copias de seguridad de algunas de mis fotografías de alta resolución en un disco duro externo, la mayor parte de mi trabajo se realiza en Dropbox.

licuadora portátil

Lo que más me gusta de Dropbox es que puedo compartir archivos fácilmente y trabajar con ellos directamente desde Dropbox. Hacen que sea muy fácil mentir sobre la copia de seguridad de sus archivos.

2. Limpia tu escritorio.
El hecho de que puedas apagar tu computadora no significa que no tengas que mirar tu escritorio casi todos los días. Si lo primero que ve son carpetas y archivos por todos lados, tendrá una sensación de caos incluso antes de comenzar a trabajar. En su lugar, mantenga todos sus archivos en una carpeta en su escritorio o trabaje directamente desde Dropbox como hago yo la mayor parte del tiempo.

3. Salga de la negación del correo electrónico.
Clasifique el correo electrónico diariamente y responda brevemente a lo que crea que es urgente y luego vuelva al trabajo. Una vez a la semana responde y/o elimina el resto. Dependiendo del volumen de correo electrónico que reciba, es posible que pueda hacerlo todo a diario. No es su responsabilidad responder o incluso mirar todos los correos electrónicos que recibe. Determine qué es importante y qué no y procese en consecuencia.

No trate su correo electrónico como una lista de tareas pendientes o nunca lo terminará.

4. Vacíe la basura.
Es muy simple, pero a veces este paso adicional se evita o se pasa por alto.

5. Tómate un día libre.
Aléjese de todo lo digital durante las 24 horas de la semana. Si no puede hacerlo por 24 horas, comience con menos cantidad. Es posible que la pausa no ordene digitalmente sus archivos o su computadora, pero ordenará sus hábitos digitales y le dará tiempo para pensar en cómo utiliza las herramientas digitales. ¿Están agregando valor a tu vida? ¿Están fomentando su mejor trabajo y relaciones? ¿Podrías cambiar tu enfoque para mejorar?

3 tareas simples para realizar mensualmente

1. Vacía tu carpeta de descargas.
Quizás ya hagas esto y yo soy el único que no lo sabía. En una Mac, vaya a Finder>(Nombre de usuario)>Descargas y coloque los archivos donde pertenecen y elimine el resto. En una PC, vaya a: C:Users(Nombre de usuario)Descargas. Probablemente podrías pasar años sin hacer esto antes de tener un gran problema, pero este hábito mensual mantendrá tu computadora libre de archivos que no estás usando y puede recordarte un archivo que descargaste y olvidaste.

2. Revise sus solicitudes.
Echa un vistazo a tu carpeta de aplicaciones. Si hay cosas allí que no usas, desinstálalas.

3. Pon a cero el feed de tu blog.
Hay tantos blogs geniales por ahí, pero incluso con las mejores intenciones, no puedes leerlos todos. Elige tus 3 mejores y suscríbete por correo electrónico, y luego coloca el resto en un lector de feeds como Feedly. Una vez a la semana, revisa tus blogs y elimina lo que no tengas tiempo de leer. No cree una carpeta para leer más tarde. Leer más tarde es un código para leer nunca. Si le preocupa perderse algo, lea menos blogs o visite los archivos de sus blogueros favoritos cuando tenga tiempo para participar detenidamente.

2 tareas sencillas para realizar trimestralmente

1. Eliminar imágenes.
No recomiendo borrar imágenes de su cámara, teléfono u otros dispositivos mientras las toma. En su lugar, haz una copia de seguridad de ellos en Dropbox semanalmente y luego revísalos trimestralmente. Elimina las imágenes que estén duplicadas, de mala calidad o que no quieras conservar y guarda el resto por fecha. Al final del año, puedes mover tus imágenes del año a un disco duro externo para liberar espacio. Si hay imágenes que desea utilizar para crear álbumes o impresiones, coloque las copias en un archivo separado para su procesamiento.

2. Evalúe sus canales de redes sociales.
Si ha estado aceptando amigos en Facebook sin pensar y pasando horas todas las noches fijando recetas pero nunca creando una comida, tómese el tiempo para revisar cada uno de sus canales de redes sociales y cómo interactúa. Si ya no encuentra valor en Facebook, suspenda su cuenta durante el próximo trimestre y vea cómo eso cambia las cosas. Utilice experimentos cortos (de 1 a 3 meses) para evaluar qué tan valioso o qué distrae cada canal.

batidora

1 tarea sencilla para realizar anualmente

1. Hágase un chequeo.
Si posee un producto Apple, visite el Genius Bar una vez al año. Realizarán una serie de pruebas gratuitas para asegurarse de que su computadora esté en óptimas condiciones. Mientras me hacía mi último chequeo, escuché al técnico decirle a otro cliente que no tenía una sólida formación técnica. Apple no lo contrató porque fuera un genio de la informática, sino porque trabajaba bien con la gente. Le enseñaron el resto. (Otro gran recordatorio de que no es necesario saberlo todo para empezar).

Las tiendas de Microsoft también ofrecen algo comparable a la Genius Bar para PC. Cuando llegue el momento de comprar una computadora nueva, verifique si hay oportunidades de actualización. Apple ofrece un programa de reciclaje y le ofrecerá dinero para su próxima compra si recicla su máquina actual.

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Como mencioné antes, no lo sé todo. ¿Cuáles son los métodos sencillos que utiliza para ordenar digitalmente? Comparta recomendaciones en la sección de comentarios a continuación.

Simplifique su vida digital para un mejor flujo de trabajo y tranquilidad.