Cómo organizar el correo: 7 formas en que los organizadores profesionales evitan que las publicaciones se acumulen
Desde cartas y facturas hasta invitaciones, anuncios y la inevitable “basura”, organizar el correo puede ser una tarea que requiere mucho tiempo, especialmente si requiere atención primero. Ignorarlo parece la opción más fácil, pero el problema con las publicaciones es que siguen llegando. Esas pilas pronto se acumularán y no se verán bonitas, por muy bien que las apiles.
Más importante aún, también corre el riesgo de perderse algo importante. El mas efectivo ideas para organizar el hogar son aquellos que mantienen su hogar (y su vida) en buen estado de funcionamiento, por lo que cuando se trata de correo, establecer un sistema de clasificación sensato es primordial.
Cómo organizar el correo
“Yo diría que el mayor problema a superar cuando se trata de correo es la mentalidad de 'lo veré más tarde'. Siempre es mejor hacerlo en el momento y, una vez establecido el hábito, no lo pensarás dos veces', afirma el organizador profesional. Miriam Ortiz y Pino , fundador de Más Que Organizado.
Parece que organizar el correo es sorprendentemente fácil una vez que sabes cómo hacerlo. El truco consiste en ser coherente con ello. Hemos interrogado a los expertos para obtener más información.
feto en 12 semanas(Crédito de la imagen: imágenes Getty)
1. Configure un 'lugar de entrega'
Ya sea que clasifique el correo como parte de organizando una cocina o una oficina en casa, tenga un lugar fijo donde guardarlo y abrirlo. Permítase suficiente espacio para colocar bandejas o cestas apilables que sirvan como clasificador de correo o, si lo desea, organizando espacios pequeños como una mesa consola o pasillo estrecho , pruebe con un simple portacartas o un organizador de correo montado en la pared, como este de Amazon .
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'Me encantan diseños como este con múltiples ranuras, por lo que puedes separar el correo que necesita ser resuelto (como facturas) del correo que necesita ser archivado o reciclado, todo ello manteniendo los mostradores despejados', dice el experto en mejoras para el hogar Tom Nolan. , fundador de Casa All Star .
2. Clasifique el correo tan pronto como llegue
No hay nada que provoque más estrés que pilas de correo sin abrir, por lo que querrás hacer al menos una clasificación rápida tan pronto como lo saques del buzón, lo que te ahorra la molestia de ordenar encimeras todo el tiempo también. organizador profesional Jan Arkwright , fundador de Before & After Organizing by Jan recomienda inculcar la regla de 'tócalo una vez' para ordenar tu buzón.
“La mayoría de la gente piensa que esto significa tomar una carta y actuar de inmediato. Si bien esto puede parecer sensato, en realidad es bastante insostenible. No siempre tenemos tiempo para confirmar su asistencia a una invitación o pagar una factura en el momento, por lo que simplemente no contestamos, que es exactamente lo contrario de lo que estamos tratando de lograr', dijo. dice.
“Lo que realmente significa es tomar una decisión. ¿Se queda o se va? Si se queda, ¿necesitas hacer algo con él? ¿O simplemente conservarlo por ahora? Esto es mucho más factible. Al descartar lo que no necesita, ya ha reducido su lista de tareas pendientes a la mitad, lo que hace que sea más probable que haga el trabajo en lugar de posponerlo continuamente”.
3. Deshazte de la basura
Lo ideal sería tener un contenedor de reciclaje cerca de su 'lugar de entrega', para poder deshacerse del correo basura de inmediato. 'Asegúrese de triturar todo lo que contenga datos personales o información confidencial antes de reciclarlo', recuerda Millie Hurst, editora de sección de Floraloasis.
Si recibe cupones, catálogos o folletos de lugares que ya no son de su interés, ahora es el momento de darse de baja. No lo pospongas, hazlo ahora. También puede solicitar ser eliminado de las listas de correo genéricas: el Oficina de Mejores Negocios tiene más consejos sobre esto para ayudarle a deshacerse del desorden de papeles.
“Los temas recurrentes aquí son la inmediatez y la reducción de la cantidad de papeleo que de hecho requiere su atención. Sólo esto debería poder ocupar espacio en tu casa', dice un organizador profesional Amanda Wiss , fundador de Urban Clarity.
4. Implementar un sistema de archivo
Si hay varias personas en su hogar, es una buena idea clasificar el correo tan pronto como llegue para que no se pierda. Asignar un cubículo para cada miembro de la familia es una buena idea de almacenamiento en el pasillo, aunque las bandejas y cestas funcionan igual de bien y se pueden guardar en cualquier lugar.
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Otra opción es archivar el correo por tipo. La forma de categorizar depende totalmente de usted; probablemente diferirá de un hogar a otro. Si bien no existe una forma 'correcta', las categorías populares incluyen: facturas por pagar, registros del hogar, correspondencia personal, vehículos y comprobantes de devolución.
“Si tienes niños en la escuela, vale la pena tener un segundo sistema de archivo para guardar informes, formularios o formularios que necesitan una firma. Puede que no llegue por correo, pero es igualmente importante', dice el organizador profesional Lauren Saltman , fundador de Living.Simplified.
5. Designe un día para tratar con el administrador.
Nombre de la definición de Avery(Crédito de la imagen: Fotografía de Elicyon Patrick Williamson)
Ya sea una vez al día o una vez a la semana, reservar tiempo para trabajar con el correo que requiere un poco más de esfuerzo garantizará que responda a las cosas de manera oportuna. Permitir que se desarrolle sólo resultará abrumador, así que programe una cita periódica en su calendario como recordatorio y cúmplala.
6. Deje de utilizar papel en sus facturas
Optar por la correspondencia digital es una de las mejores maneras de reducir el desorden de papel y también es mejor para el medio ambiente. La mayoría de los proveedores ahora ofrecen este servicio, pero si ya es cliente por un tiempo, deberá comunicarse con ellos para cambiar su preferencia. En adelante, marque siempre la casilla 'contactar por correo electrónico'.
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Recibir revistas, periódicos y catálogos de forma digital también es una opción. Si prefiere leer la versión en papel, considere tomar fotografías de sus artículos favoritos y luego reciclarlos tan pronto como haya terminado de leer.
“Utilice un escáner para digitalizar el correo que necesita conservar durante mucho tiempo, como documentos fiscales importantes o información del seguro médico. Esto asegurará que no los pierda, además de reducir la acumulación de desorden', dice la organizadora profesional Christina Giaquinto, embajadora de la marca de Armarios modulares .
7. Guarde los cupones a mano
Como regla general, es mejor almacenar el correo en un solo lugar, pero los cupones y vales son la excepción. ¡No hay nada peor que darse cuenta de que podría haberse ahorrado una tonelada de dinero si hubiera encontrado ese folleto unos días antes...! Reúna todo el correo promocional y guárdelo en un lugar de fácil acceso, luego acostúmbrese a revisarlo antes de ir a la tienda.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se organizan las facturas y las cartas?
Estar al tanto de su correo con un sistema de archivo sensato es la mejor manera de organizar facturas y cartas y asegurarse de responderlas de manera oportuna. Para hacer esto de manera efectiva, necesitarás clasificar el correo tan pronto como llegue; no lo pospongas. Por tipo, no nos referimos necesariamente a 'acción', sino que la categorizamos para que sepas a qué te enfrentas.
Puedes deshacerte de la basura en el momento, pero reserva algo de tiempo una vez al día o una vez a la semana para ocuparte de cualquier cosa pendiente; facturas impagas, recibos de devolución, confirmaciones de asistencia, etc. Opte por la correspondencia digital en la que pueda mantener el correo al mínimo; es mucho más probable que lo controles de esa manera.
Al igual que con la mayoría de las tareas de organización, existe un delicado equilibrio entre practicidad y belleza cuando se trata de mantener el correo en orden. Elija organizadores elegantes siempre que pueda y no se limite a colocar letras al azar, tómese el tiempo para organizarlas de forma ordenada.
Si tiene espacio, incluso podría configurar su propia pequeña estación de correo en casa, completa con sobres vacíos, sellos postales, papel para paquetes y cinta adhesiva. ¡Se sorprenderá del tiempo que ahorra!