Nota del editor: Esta es una publicación invitada de Ethan Waldman de la Blog del entrenador de la nube
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Hay una percepción falsa sobre el desorden que me gustaría aclarar: la idea de que el desorden sólo puede ser de objetos físicos. Creo que vivimos en la era del desorden digital y mi misión es ayudarlos a evitarlo.
Aquí está el problema
Es fácil abordar el desorden físico en nuestras vidas, porque está en todas partes. Ocupa espacio en nuestros armarios, estanterías y dormitorios. Aparece en las facturas de nuestras tarjetas de crédito en forma de nuevas compras, cargos por pagos atrasados y suscripciones.
El desorden físico en nuestras vidas es omnipresente y nos impide ser felices, hacer nuestro trabajo y vivir una vida más plena. Sitios como AnimalSpiritual cumplen un propósito importante: combatir la cultura del desorden en la que vivimos.
Pero creo que hay otra forma de desorden, una que es menos visible pero igual de omnipresente: el desorden digital.
Es más difícil reconocer el desorden digital
El problema del desorden digital es que es mucho más fácil dejarlo de lado. Debido a que el espacio de almacenamiento es tan barato y está tan disponible gratuitamente, podemos comprar otro disco duro externo de 79 dólares y seguir almacenando más basura en él.
La computación en la nube estuvo de moda este año y la capacidad de almacenar sus documentos, fotografías y música en línea es una gran comodidad. Sin embargo, también es otra oportunidad para esconder el desorden digital donde no lo veremos todo el tiempo.
Cualquier experto en desorden le dirá que, aunque el desorden no lo esté mirando a la cara, puede tener un costo emocional para usted. Es posible que todavía te sientas culpable por la pila de libros de autoayuda que tienes en tu armario, aunque no los hayas leído en 3 años.
Creo que lo mismo ocurre con el desorden digital. Simplemente reemplace ese armario, sótano o ático con discos duros externos y almacenamiento en la nube: el desorden es desorden.
¿Dónde está el desorden digital en su peor momento?
Hay muchas áreas donde el desorden digital puede ser un problema, pero en la que me gustaría centrarme específicamente es en el correo electrónico. El desorden de correo electrónico es peor que otras formas de desorden digital por varias razones:
1. La mayoría de la gente utiliza el correo electrónico todos los días.
2. El correo electrónico es el centro de comunicaciones de nuestros negocios, vida social y relaciones.
3. Aunque podemos interactuar más socialmente en Twitter y Facebook, recibimos la mayor cantidad de elementos de acción a través del correo electrónico, por lo que es mucho más probable que los mensajes se acumulen.
De acuerdo con el tema de Ser más con menos, me gustaría ofrecer algunas técnicas sobre cómo reducir el desorden del correo electrónico para poder vivir con menos desorden digital. Piense en esto como el precursor de realizar una lucha contra el desorden de correos electrónicos.
Darse de baja
Revise su bandeja de entrada y busque boletines informativos, correos electrónicos promocionales, notificaciones de compras, etc. Abra cada mensaje y pregúntese si este correo electrónico realmente le está siendo útil. ¿Puede obtener esta información de otra manera?
Si es así, considere cancelar la suscripción. Darse de baja de tantas listas como pueda. Otra forma de reducirlo es desactivar las notificaciones por correo electrónico de Facebook, Twitter y LinkedIn. ¿Por qué necesitas recibir un correo electrónico cada vez que obtienes un nuevo seguidor? Al reducir estos mensajes automatizados, puede reducir la cantidad de ruido en su correo electrónico. De esa manera, lo que realmente termina en tu bandeja de entrada es realmente importante.
Entro en este proceso con más detalle en el enlace gratuito. Kit Ninja por correo electrónico recurso, incluidos términos de búsqueda sugeridos y cómo darse de baja rápidamente.
Enviar menos correo electrónico
Una forma de reducir la cantidad de correo electrónico que recibe es reducir la cantidad de correo electrónico que envía. Para mí, esto significa no presionar nunca responder a todos. Responder a todos a un correo electrónico es una garantía segura de que recibirá una cantidad exponencial de correos electrónicos a cambio: correos electrónicos que tendrá que revisar para encontrar elementos de acción o información importante.
Antes de enviar un correo electrónico, me pregunto si esto se podría solucionar mejor con una llamada telefónica rápida o un mensaje de texto. En cierto modo, enviar un correo electrónico simplemente pospone una conversación que podrías estar teniendo en este momento.
Cuando no tenga otra opción que enviar un correo electrónico, sea breve y directo. Probablemente recibirás a cambio algo breve y directo. Si escribes una novela, no esperes una respuesta concisa.
Organizar
Un consejo que doy a todos mis clientes es que la organización no empieza cuando hay un desastre. Cuando comience un nuevo proyecto o correspondencia que generará una gran cantidad de correo electrónico, configure una carpeta o etiqueta para ese proyecto de inmediato; no espere hasta tener 5 o 10 mensajes flotando antes de crear un hogar para ellos.
Si tienes Gmail, puedes incluso automatizar todo este proceso de organización para que ya no tengas que archivar manualmente los correos electrónicos en sus carpetas apropiadas (más sobre esto en el Email Ninja Kit).
Puedes decidir no ser enterrado
Estar constantemente enterrado en el correo electrónico es una elección, no una aflicción. Al reconocer que sus métodos y acciones actuales están contribuyendo al desorden digital en su vida y adoptar nuevas técnicas, podrá avanzar hacia una vida con menos desorden digital.
¿Cómo afecta el desorden digital del correo electrónico a su productividad? ¿Tu negocio? ¿Tu vida? Háganos saber en los comentarios.
Ethan Waldman ayuda a las personas a vivir y trabajar en armonía con la tecnología en el Blog del entrenador de la nube . En este momento, muchas personas están usando su gratis Kit Ninja por correo electrónico para liberarse del infierno del correo electrónico.